Na preparação, observamos questões de coesão e coerência, reescrevemos trechos confusos ou imprecisos, aplicamos o novo acordo ortográfico, eliminamos ambiguidades, ecos, cacófatos etc. Além disso, padronizamos referências bibliográficas e notas, e fazemos uma limpeza e organização do arquivo, atribuindo pesos e estilos ao texto para auxiliar a diagramação.

Depois fazemos duas revisões do arquivo diagramado, em busca de erros que muitas vezes passam despercebidos, como de regência, concordância e ortografia. Conferimos ainda questões de diagramação: saltos de parágrafos ou linhas, espaçamento entre títulos, linhas muito abertas ou fechadas, órfãs, viúvas e forcas, separação silábica em fins de linha, excesso de hifenização etc.

A seguir, as emendas são incorporadas pela diagramação e o arquivo retorna para conferirmos se foram passadas a limpo corretamente e sem gerar novos problemas. Encerradas essas etapas, fazemos um checklist do arquivo final, conferindo detalhes como paginação, sumário, títulos e subtítulos, imagens e legendas, ficha catalográfica e colofão.